bab 4 : Tanggung jawab dan delegasi

Bab IV :

Tanggung Jawab dan Delegasi

Apakah Tanggung Jawab itu ?

                Setiap bagian atau departemen yang telah dibentuk atau ditentukan serta dihubungkan melalui garis-garis kewenangan maupun garis perintah memiliki satu konsekuensi penting dalam sebuah organisasi.

                Jika seseorang diposisikan dalam suatu bagian atau departemen tertentu tidak hanya diberikan kewenangan namun juga tanggung jawab.

                Jika kewenangan merupakan kekuasaan untuk melakukan sesuatu, tanggung jawab justru memberikan arah untuk apa dan kemana semestinya kekuasaan itu dipergunakan.

                Dengan kata lain, tanggung jawab mengingatkan orang untuk tidak saja mempergunakan kewenangan yang dimilikinya tetapi melaporkan apa saja yang telah dilakukan sehubungan dengan kewenangan yang telah diberikan kepadanya.

Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab
( DELEGATION )

o  Narasi :

                Adakalanya seseorang yang berada di suatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan. Keterbatasan ini dapat dilihat dari segi ketersediaan waktu pengerjaan, jumlah pekerjaan, keahlian yang dimiliki maupun berbagai faktor lainnya.

                Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi olehnya justru akan memperburuk kinerja organisasi.

Apakah prinsip dasar pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab itu ?

o  Proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Pelimpahan Wewenang

1. Memungkinkan sub bagian/bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru.
2. Mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.
3. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat karena diberikan kepada orang yang benar dan bertanggung jawab.

Kunci Pokok
Agar pelimpahan wewenang efektif !

1. Kepercayaan manajer terhadap bawahan dalam melimpahkan wewenang perlu diiringi dengan pemberian kebebasan kepada bawahan untuk menjalankan kewenangannya menurut caranya sendiri.
2. Adanya komunikasi yang terbuka antara manajer dan bawahan.
3. Kemampuan manajer dalam memahami tujuan organisasi, tuntutan dari setiap pekerjaan dan kemampuan bawahan.

Menurut Stoner, prinsip klasik mengenai dasar pelimpahan wewenang menjadi efektif !

1. Prinsip Skalar (Scalar Principle), merujuk kepada pedoman bahwa dalam sebuah proses pendelegasian atau pelimpahan wewenang harus ada garis wewenang yang jelas dari hierarki yang tertinggi hingga terendah.
2. Prinsip Kesatuan Perintah (Unity of Command), merujuk pada pandangan bahwa setiap bawahan semestinya melapor atau mempertanggungjawabkan hanya kepada satu atasan yang memberikan kewenangan kepadanya.
3. Tanggung Jawab, kewenangan dan pertanggungjawaban, prinsip ini beranggapan bahwa pelimpahan wewenang dilakukan untuk memperjelas siapa yang akan bertanggungjawab atas suatu pekerjaan dan dengan kewenangan seperti apa.

Mengapa Manajer, Gagal mendelegasikan ????

1. Manager merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuat keputusan.
2. Manager tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah dan gagal.
3. Manager kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.
4. Manager merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
5. Manager takut tersaingi bawahannya atau manager sama sekali tidak mempunyai kemampuan managerial untuk mendelegasikan tugasnya.

Tindakan agar pelimpahan wewenang berjalan efektif !!

1. Penentuan hal-hal yang dapat didelegasikan.
2. Penentuan Orang yang layak menerima delegasi
3. Penyediaan sumber daya yang dibutuhkan
4. Pelimpahan tugas yang akan diberikan
5. Intervensi pada saat diperlukan.

Sentralisasi dan Desentralisasi dalam Pengorganisasian….!!

o  Sentralisai :

                Pemusatan Kekuasaan dan Wewenang pada hierarki atas dari suatu organisasi.

o  Desentralisasi :

                Perlu adanya pembagian porsi dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan yang menyangkut dengan cara bagaimana organisasi akan dijalankan.

bab 2 management : sejarah perkembangan manajement

Bab II :

Sejarah Perkembangan  Manajemen

Apakah Manajemen merupakan Ilmu Baru ?

                Setiap bagian atau departemen yang telah dibentuk atau ditentukan serta dihubungkan melalui garis-garis kewenangan maupun garis perintah memiliki satu konsekuensi penting dalam sebuah organisasi.

                Jika seseorang diposisikan dalam suatu bagian atau departemen tertentu tidak hanya diberikan kewenangan namun juga tanggung jawab.

Sesungguhnya bukti adanya manajemen telah lama sejak ribuan tahun. Hal ini dibuktikan dari karya agung manusia pada masanya :

1. Bangunan Firamida di Mesir
2. Benteng Raksasa di Cina
3. Bangunan Ka’bah di Makkah
4. Menara Pisa di Italia
5. Candi Borobudur di Indonesia
6. dsb

Dua peristiwa penting yang berperan memajukan kajian Manajemen :

1. Adam Smith (1776), menerbitkan doktrin ekonomi klasik The Wealth Nations yang mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dan masyarakat dari pembagian kerja (division of labor).
2. Revolusi Industri, tenaga mesin dengan cepat menggantikan tenaga manusia yang membuat lebih efisiensi dalam memproduksi barang di pabrik.

Dua orang pionir yang memperkenalkan manajemen secara keilmuan.
(Akhir Abab 18 atau awal Abad 19 M)

o  Robert Owen (1771-1858)

                Seorang industrialis dari Inggris yang menyatakan perlunya sumber daya manusia di dalam organisasi dan kesejahteraan pekerja.

o  Charles Babbage (1792-1871)

                Seorang ahli Matematika dari Inggris adalah orang pertama kali mengemukakan pentingnya efisiensi dalam proses produksi.

                Beliau meyakini perlunya pembagian kerja dan penggunaan matematika dalam efisiensi penggunaan fasilitas dan material produksi.

PENGELOMPOKAN PEMIKIR
dalam Ilmu Manajemen

1. Kelompok Pertama :

                Perspektif Manajemen klasik, yang terdiri dari :

                -  Manajemen Ilmiah : Frederick Taylor, Frank                     dan Lilian Gilbreth.

                -  Manajemen Administrasi : Henri Payol dan Max Weber.

2. Kelompok Kedua :

                Perspektif Manajemen Perilaku : Kajian Hawthorne

3. Kelompok Ketiga :

                Perspektif Manajemen Kuantitatif (Pasca Perang Dunia II)

                (Perusahaan Dupont, General Electric, Ford Company)

Kelompok Pertama : Perspektif Manajemen Klasik

1.  Manajemen Ilmiah

o  Frederick W. Taylor (1856-1915)

                Disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah  yang telah menerbitkan Principles of Scientific Management.

                Kontribusi yang diberikan adalah Time and Motion Studies atau Studi mengenai penetapan standar kerja yang didasarkan pada perhitungan waktu.

Empat prinsip Manajemen
menurut F.W. Taylor

1. Kembangkanlah suatu ilmu bagi tiap-tiap unsur pekerjaan seseorang yang akan menggantikan metode lama.
2. Secara ilmiah, pilihlah dan kemudian latihlah, ajarilah  dan kembangkanlah pekerja tersebut.
3. Bekerjasamalah secara sungguh-sungguh dengan para pekerja untuk menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prinsip ilmu yang telah dikembangkan tadi.
4. Bagilah pekerjaan dan tanggung jawab secara hampir merata antara manajemen dan para pekerja.

manajemen ilmiah

o  Frank dan Lillian Gilbreth

                (1868 – 1942)

                Seorang Psikolog yang mempelajari pengaturan-pengaturan kerja guna menghilangkan gerak tangan dan tubuh yang sia-sia.

                keluarga Gilbreth menyusun skema klasifikasi untuk memberi nama tujuh belas gerakan tangan dasar (mencari, mengengam, memegang) yang disebut therbligs.

Kelompok Pertama : Perspektif Manajemen Klasik

2.  Manajemen Administrasi

o  Henri Fayol (1841-1925)

                Seorang Industrialis Perancis.

                Kontribusi yang diberikan adalah menyusun 14 Prinsip Manajemen yang menjadi aturan atau kaidah dasar manajemen yang dapat diterapkan disemua situasi organisasi.

Ada 14 Prinsip Manajemen menurut Henry Fayol :

1. Pembagian kerja
2. Wewenang
3. Disiplin
4. Kesatuan Komando
5. Kesatuan Arah
6. Kedepankan kepentingan umum
7. Balas Jasa
8. Sentralisasi
9. Rantai Skalar
10. Tatanan
11. Kesamaan
12. Stabilitas Personalia
13. Inisiatif
14. Semangat Korps

2.       Manajemen Administrasi

Max Weber (1864-1920)

                Ahli sosiologi Jerman

                Menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut Birokrasi.

                (-pembagian kerja, peraturan, ketetapan yang dirinci dan hierarki yang didefenisikan).

                Teorinya menjadi contoh desain struktural modal bagi banyak organisasi sekarang ini.

Kelompok Kedua : Manajemen Perspektif Perilaku

                Bidang kajian yang berkaitan dengan tindakan manusia di tempat kerja disebut Perilaku Organisasi (Organization Behavior).

                Kontribusi terbesar adalah Kajian Hawthorne yang diselenggarakan oleh Western Electric Company di Cicero, Illinois. Mereka mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan (lampu) terhadap produktivitas pekerja serta perlunya perhatian dan penerimaan sosial atasan kepada bawahan.

Kelompok Ketiga : Perspektif Manajemen Kuantitatif

                Muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir,banyak dari teknik-teknik yang digunakan untuk memecahkan persoalan militer diterapkan ke sektor bisnis.

                Salah satu perwira militer dijuluki “Whiz Kids” bergabung dengan Ford Motor Company yang sering dikenal Robert McNamara (menjadi Presiden Ford, Menteri Pertahanan USA dan Presiden Bank Dunia)

Apakah sebenarnya yang dilakukan pendekatan kuantitatif itu ?

                Pendekatan terhadap manajemen itu mencakup penerapan statistik, model optimasi, model informasi dan simulasi komputer terhadap aktivitas manajemen.

                Contoh:

                Model kuantitas pesanan ekonomis (economical order quantity model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum, penjadwalan kerjada dapat lebih efisien sebagai hasil dari penjadwalan jalur kritis (Critical Path Analysis).

Bab 3 Kekuasaan dan Kewenangan

Bab III :

Kekuasaan dan Wewenang

Apakah Kekuasaan atau Power ?

                Suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi.

                Kekuasaan sesungguhnya merupakan konsekuensi logis yang muncul dari setiap organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan dan bawahan.

Faktor yang mendasari adanya kekuasaan :

                Menurut French dan Raven, terdapat 5 faktor yang mendasari lahirnya sebuah kekuasaan (Sources of Power) :

1. Reward Power
2. Coercive Power
3. Legitimate Power
4. Expert Power
5. Referent Power

o  Reward Power atau kekuasaan untuk memberikan penghargaan adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari seseorang yang posisinya memungkinkan dirinya untuk memberikan penghargaan terhadap orang-orang yang berada dibawahnya.

                Contoh : penghargaan kinerja SDM tergantung pada penilaian manajer personalia/HRD.

o  Coercive Power atau kekuasaan untuk memberikan hukuman adalah kebalikan atau sisi negatif dari reward power. Kekuasaan ini merupakan kekuasaan seseorang untuk memberikan hukuman atas kinerja yang buruk yang ditunjukkan oleh SDM dalam organisasi.

o  Legitimate Power atau kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari suatu legitimasi tertentu.

                Misalnya : seseorang diangkat menjadi pemimpin, secara otomatis memiliki kekuasaan yang sah dan legitimasi.

o  Expert Power atau kekuasaan yang berdasarkan keahlian dan kepakaran adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari kepakaran atau keahlian yang dimiliki oleh seseorang.

                Misalnya : Seorang Dokter memiliki kekuasaan karena punya keahlian dalam mendiagnosa suatu penyakit, sehingga pasien akan mengikuti apa yang dianjurkan Dokter.

o  Referent Power atau Kekuasaan yang muncul akibat adanya karakteristik yang diharapkan oleh seseorang atau sekelompok orang terhadap seseorang yang memiliki pengaruh terhadap seseorang atau sekelompok orang tersebut.

                Misalnya :

                Rakyat menginginkan sosok pemimpin yang jujur dan bersih. Ketika ada calon Presiden, Gubernur, Bupati yang dikenal jujur dan bersih maka dengan sendirinya calon tersebut telah memiliki referent power (karakteristik) yang diharapkan masyarakat.

Kewenangan (Authority)

                Kewenangan pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang sering kali dipergunakan dalam sebuah organisasi.

                Kewenangan merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi.

                artinya : dalam sebuah organisasi, seseorang ditunjuk/ dipilih untuk memimpin suatu lembaga, bagian atau departemen maka dengan sendirinya telah memiliki kewenangan yang terlegitimasi.

Pandangan mengenai Kewenangan Formal !

1. Pandangan Klasik (Classical View)

                Bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir sebagai akibat adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan.

                Dengan demikian, kewenangan formal bersifat top-down atau dari hierarki yang atas ke hierarki yang lebih bawah.

                Misalnya : Tradisi Militer, Kapten/Kolonel memiliki kewenangan formal untuk memerintah prajurit karena kewenangan tersebut diterima dari seseorang yang memiliki kewenangan formal yang lebih tinggi yaitu Jenderal.

2. Pandangan berdasarkan Penerimaan (Acceptance View)

                Tidak setiap kewenangan yang bersifat top-down serta merta akan dijalankan oleh bawahan.  Kadangkala kita menemukan bahwa apa yang diperintahkan oleh atasan tidak dijalankan oleh bawahan artinya tidak dapat diterima oleh bawahan.

                Pandangan yang berdasarkan penerimaan memandang bahwa kewenangan formal akan cenderung dijalankan atau diterima oleh bawahan tergantung dari beberapa persyaratan diantaranya pemahaman, keyakinan dan komunikasi yang baik.

Beberapa Jenis Kewenangan dalam Organisasi !!

1. Kewenangan Lini (Line Athority) adalah mereka yang di dalam organisasi bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

                Misalnya : Bisnis Restoran, kepala restoran memiliki kewenangan untuk melakukan koordinasi antara bagian keuangan, pelayanan dan dapur. Sedangkan kepala bagian pelayanan memiliki kewenangan untuk melakukan koordinasi dan menjalankan tugas yang terkait dengan pelayanan.

2. Kewenangan Staff (Staff Athority) adalah mereka yang di organisasi untuk membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi yang memiliki kewenangan lini.

                Misalnya : pemberian jasa advokasi bagi direktur (konsultan manajemen), bagian keuangan (konsultan pajak) dan bagi organisasi pemerintahan sering disebut Staff Ahli.

3. Kewenangan Fungsional (Functional Athority) adalah mereka yang berada dalam bagian tertentu diorganisasi, memiliki kewenangan lini maupun staff. Namun juga dikarenakan tugasnya diberi kewenangan untuk kontrol atau koordinasi dengan bagian lainnya.

                Misalnya : Bagian keuangan hanya bertanggungjawab di bagian pencatatan berbagai transaksi, namun juga memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap bagian lainnya yang terkait dengan tugasnya dilapangan.